statuts



Statuts de l'Observatoire international des prisons - Section française Règlement intérieur de l'Observatoire international des prisons - Section française Statuts de l'Observatoire international des prisons - Section française ARTICLE 1 ART. 1-1 DENOMINATION - SIGLE Il est formé entre l'ensemble des adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 dénommée "Observatoire international des prisons-section française" et dont le sigle est "OIP-SF". ART. 1-2 OBJET Considérant que l'emprisonnement est une atteinte à la dignité de la personne, l'OIP-SF agit pour la défense des droits fondamentaux et des libertés individuelles des personnes détenues. ART. 1-3 NATURE L'OIP-SF est une organisation indépendante des pouvoirs publics qui ne sollicite aucune autorisation, mandat ou subvention du ministère de la Justice, s'interdit de prendre part à l'action d'aucun gouvernement, de soutenir aucun parti politique ou de prendre position à l'occasion de toute consultation électorale. ART. 1-4 MOYENS D'ACTION Conformément à son objet et sa nature, l'OIP-SF adopte comme moyens d'action : 1-4-1 de dresser et de faire connaître l'état des conditions de détention des personnes incarcérées, d'alerter l'opinion, les pouvoirs publics, les organismes et les organisations concernés, sur l'ensemble des manquements observés, 1-4-2 d'informer les personnes détenues de leurs droits, de soutenir leurs démarches pour les faire valoir, 1-4-3 de favoriser, de la façon qu'il juge appropriée, l'adoption de loi, règlements et autres mesures propres à garantir la défense de la personne et le respect des droits des détenus, 1-4-4 de favoriser, de la façon qu'il juge appropriée et dans le respect des droits fondamentaux et des libertés individuelles, la diminution du nombre de personnes détenues, la limitation du recours à l'incarcération, la réduction de l'échelle des peines, le développement d'alternatives aux poursuites pénales et de substituts aux sanctions privatives de liberté, 1-4-5 d'utiliser son droit d'ester en justice pour la sauvegarde des intérêts essentiels de la personne détenue et l'application des dispositions légales et réglementaires. ART. 1-5 SIEGE Le siège social de l'OIP-SF est fixé au 31 rue des Lilas, 75019 Paris. Il pourra être transféré en tout autre lieu par simple décision du conseil d'administration. ART. 1-6 DUREE La durée de l'OIP-SF est illimitée. ARTICLE 2 ART. 2-1 COMPOSITION Sont membres de l'OIP-SF : - les personnes physiques ou morales qui adhèrent aux présents statuts - les groupes locaux d'observation agréés par le conseil d'administration. ART. 2-2 AGREMENT DES GROUPES LOCAUX D'OBSERVATION Pour faciliter la mise en œuvre des objectifs de l'OIP-SF, le conseil d'administration suscite la création de groupes locaux en charge de l'observation d'un lieu de détention et composés exclusivement de membres de l'OIP-SF. Le groupe local est constitué en association régie par la loi du 1er juillet 1901 selon les statuts-type annexés au règlement intérieur et fournis par le conseil d'administration. Par exception, il peut être agréé sans être constitué en association. Pour utiliser le nom "Observatoire international des prisons" et agir localement au nom de l'OIP-SF, le groupe local doit avoir l'agrément du conseil d'administration. Pour obtenir cet agrément, il signe une convention d'affiliation dans les conditions fixées au règlement intérieur. ART. 2-3 COTISATION Les membres de l'OIP-SF contribuent à sa vie matérielle par le versement d'une cotisation annuelle dont le montant est proposé par le conseil d'administration et ratifié chaque année par l'assemblée générale : - les personnes physiques versent une cotisation individuelle - les personnes morales versent une cotisation spéciale - les groupes locaux d'observation versent une cotisation de groupe. ART. 2-4 ADHESION - AGREMENT La qualité de membre s'acquiert : - pour les personnes physiques ou morales, par une demande d'adhésion signifiée par écrit et enregistrée au siège social de l'OIP-SF - pour les groupes locaux d'observation, par une demande d'agrément signifiée par écrit et enregistrée au siège social de l'OIP-SF. Le conseil d'administration peut refuser une adhésion ou un agrément. Ces décisions sont susceptibles de recours dans les conditions et les délais précisés par le règlement intérieur. ART. 2-5 DEMISSION - RADIATION - EXCLUSION La qualité de membre se perd : - pour les personnes physiques, par le décès, la démission signifiée par écrit, la radiation pour non paiement de la cotisation, l'exclusion - pour les personnes morales, par la liquidation judiciaire ou la dissolution anticipée, la démission signifiée par écrit, la radiation pour non paiement de la cotisation, l'exclusion - pour les groupes locaux d'observation, par la liquidation judiciaire, la dissolution anticipée, la démission signifiée par écrit ou le retrait d'agrément. Toute décision d'exclusion ou de retrait d'agrément est susceptible de recours dans les conditions et les délais précisés par le règlement intérieur. ART. 2-6 SUSPENSION ET EXCLUSION DES PERSONNES PHYSIQUES OU MORALES Le bureau exécutif peut à tout moment suspendre une personne physique ou morale pour non respect des statuts et règlements de l'OIP-SF ou pour avoir utilisé sa qualité de membre pour d'autres objectifs que ceux de l'OIP-SF. L'exclusion n'intervient qu'après décision du conseil d'administration. Elle est susceptible de recours devant la commission des recours dans les conditions définies par le règlement intérieur. Elle ne devient définitive qu'après le rejet du recours. ART. 2-7 RETRAIT D'AGREMENT DES GROUPES LOCAUX D'OBSERVATION Le conseil d'administration peut à tout moment retirer l'agrément d'un groupe local d'observation pour non respect des statuts et règlements de l'OIP-SF, pour avoir utilisé sa qualité de membre pour d'autres objectifs que ceux de l'OIP-SF, pour non paiement de la cotisation ou en cas de manquement à l'une des clauses de la convention d'affiliation. Les responsables du groupe local sont invités à présenter toutes explications utiles dans les conditions définies par le règlement intérieur. La décision de retrait d'agrément est provisoirement exécutoire et entraîne l'interdiction d'agir ou de parler au nom de l'OIP-SF, d'utiliser la dénomination, le logo ainsi que tous signes distinctifs de l'OIP-SF. Cette décision est susceptible de recours devant la commission des recours dans les conditions définies par le règlement intérieur. Elle ne devient définitive qu'après le rejet du recours. ARTICLE 3 ART. 3-1 ASSEMBLEE GENERALE 3-1-1 rôle - convocation L'assemblée générale fixe les orientations de l'OIP-SF. Elle se réunit chaque année sur convocation du président du conseil d'administration. Les membres de l'OIP-SF sont informés de la date de l'assemblée générale trois mois au plus tard avant sa tenue. Ils sont informés de l'ordre du jour et des résolutions qui seront soumises à l'assemblée générale au moins deux mois avant sa tenue. Ils reçoivent le rapport moral du président et le rapport financier du trésorier, les actes de candidatures aux postes à pourvoir au conseil d'administration et à la commission des recours, quinze jours au plus tard avant la date de l'assemblée générale. 3-1-2 composition - délibération - élection L'assemblée générale se compose de tous les membres de l'OIP-SF à jour du paiement de leur cotisation et ayant au moins trois mois d'adhésion. Chaque membre présent dispose d'une voix. En outre, dès lors que le nombre de ses membres est supérieur à 5, un groupe local dispose d'une voix supplémentaire par groupes de 5 membres à jour du paiement de leur cotisation. Aucun groupe local ne peut disposer de plus de 4 voix supplémentaires. Le suffrage du groupe local et, le cas échéant, les suffrages supplémentaires liés au nombre de ses membres, sont exprimés à l'assemblée générale par l'animateur, le délégué ou les membres mandatés par le groupe. Les délibérations et élections organisées lors de l'assemblée générale se font à bulletin secret. Les délibérations sont prises à la majorité absolue des voix, les élections à la majorité relative à un tour. Ne sont éligibles que les personnes physiques membres de l'OIP-SF. 3-1-3 quorum L'assemblée générale statue valablement si le dixième des membres de l'OIP-SF et la moitié des groupes locaux en exercice sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, l'assemblée générale est convoquée avec un ordre du jour identique dans un délai d'un mois. Elle statue alors quel que soit le nombre de membres présents. ART. 3-2 ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE 3-2-1 rôle - convocation L'assemblée générale extraordinaire peut modifier les statuts, prononcer la dissolution et statuer sur la dévolution des biens de l'OIP-SF, décider de la fusion avec d'autres associations. Elle est convoquée par le président, à l'initiative du conseil d'administration, sur la demande du tiers des membres de l'OIP-SF ou de la moitié des groupes locaux d'observation. Les convocations à l'assemblée générale extraordinaire comprennent date, lieu et ordre du jour rédigé par le conseil d'administration. Elles sont adressées à tous les membres de l'OIP-SF un mois au plus tard avant la date de l'assemblée générale extraordinaire. L'assemblée ne peut délibérer que sur l'ordre du jour joint à la convocation. Le règlement intérieur précise les conditions dans lesquelles les propositions de modifications de statuts sont soumises à l'assemblée générale extraordinaire. 3-2-2 composition - décision - quorum La composition et le quorum de l'assemblée générale extraordinaire sont les mêmes que pour l'assemblée générale. Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée générale extraordinaire est convoquée avec un ordre du jour identique dans un délai de quinze jours. Elle statue alors quel que soit le nombre de membres présents. Les décisions sont prises à la majorité qualifiée des deux tiers des voix. ARTICLE 4 ART. 4-1 CONSEIL D'ADMINISTRATION 4-1-1 rôle Le conseil d'administration définit la politique de l'OIP-SF dans le cadre des orientations fixées par l'assemblée générale. Il prend, notamment, toutes décisions relatives à la conservation du patrimoine de l'OIP-SF et, particulièrement, celles relatives à l'emploi des fonds, à la prise à bail des locaux nécessaires à la réalisation de l'objet de l'OIP-SF, à la gestion du personnel. Il arrête le budget et les comptes annuels de l'OIP-SF. 4-1-2 composition Le conseil d'administration comprend 13 membres. Douze membres sont élus par l'assemblée générale parmi les personnes physiques membres de l'OIP-SF depuis plus de trois mois. La durée des fonctions pour les personnes élues par l'assemblée générale est fixée à trois ans. Leur mandat de trois ans est renouvelable une seule fois. En cas de vacance d'un ou plusieurs postes, le conseil d'administration pourra procéder à une ou plusieurs nominations à titre provisoire. Ces cooptations sont soumises à la ratification de l'assemblée générale suivante. Le mandat de membre du conseil d'administration prend fin par la perte de la qualité de membre de l'OIP-SF ou par la démission. Les membres du conseil d'administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées en qualité d'administrateur. Des remboursements de frais sont seuls possibles. Le treizième membre est le représentant des permanents de l'OIP-SF, élu par ses pairs pour un mandat d'un an renouvelable deux fois. 4-1-3 fonctionnement Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président chaque-fois que celui-ci le juge utile et au moins une fois par trimestre. Il peut être réuni sur la demande du tiers de ses membres. La présence effective ou la représentation de la moitié au moins des membres du conseil d'administration en exercice est nécessaire pour la validité des décisions. Tout membre du conseil absent ou empêché peut donner à un autre membre mandat de le représenter. Nul membre du conseil ne peut détenir plus d'une procuration. Les votes du conseil d'administration se font à la majorité absolue des administrateurs présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Un compte-rendu des décisions du conseil d'administration est envoyé aux groupes locaux d'observation et peut être consulté par toute personne physique et morale membre de l'OIP-SF. ART. 4-2 BUREAU EXÉCUTIF Le bureau exécutif conduit la politique élaborée par le conseil d'administration et assure la gestion courante de l'OIP-SF. Il se compose du président, du secrétaire et du trésorier, élus par le conseil d'administration en son sein pour un mandat d'un an immédiatement renouvelable. Il est convoqué par le président aussi souvent que l'intérêt de l'OIP-SF l'exige et au moins une fois entre les réunions du conseil d'administration. Les fonctions de membre du bureau ne sont pas rémunérées. ARTICLE 5 ART. 5-1 RESSOURCES Les recettes de l'OIP-SF se composent des cotisations et souscriptions de ses membres, des subventions de l'Etat, des régions, des départements, des communes, des subventions d'entreprises, d'associations, d'établissements publics, de fondations privées ou publiques, des subventions des organisations ou institutions internationales, des dons, des legs et de toute autre ressource exceptionnelle, du produit des ventes, des prestations et des rétributions perçues pour service rendu. ART. 5-2 COMPTABILITE - COMMISSAIRE AUX COMPTES Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultats, un bilan et les annexes de l'OIP-SF. L'assemblée générale nomme un commissaire aux comptes qui exerce sa mission dans les conditions prévues par les normes et règles de la profession. 5-3 REGLEMENT INTERIEUR Le conseil d'administration établit un règlement intérieur ayant pour objet de préciser les règles de fonctionnement de l'OIP-SF et de fixer les modalités d'application des présents statuts. Ce règlement intérieur est soumis au vote de l'assemblée générale ainsi que toutes modifications ultérieures. Règlement intérieur de l'Observatoire international des prisons - Section française ARTICLE 1 ART. 1-1 PROPRIETE ET DROIT D’USAGE Le nom « Observatoire international des prisons » est la propriété exclusive de l’association « Observatoire international des prisons-section française ». Le droit de porter le nom « Observatoire international des prisons » ou toute dénomination intégrant cet intitulé est soumis à l’autorisation préalable du conseil d’administration qui est responsable devant l’assemblée générale des conditions de leur usage. ART. 1-2 DELIBERATIONS ET ELECTIONS Les résultats de toutes délibérations ou élections organisées au sein de l’OIP-SF sont annoncés à l’issue du dépouillement avec précision du nombre de voix obtenues par chaque point soumis à délibération ou par chaque candidat. ARTICLE 2 ART. 2-1 ADHESION EXPLICITE Toute personne physique, toute personne morale ou tout groupe local d’observation qui souhaite devenir membre de l’OIP-SF déclare, en signant la demande d’adhésion ou la demande d’agrément, faire siens les buts de l’OIP-SF, respecter ses moyens d’actions, s’engager à ne jamais défendre publiquement une position en contradiction avec ses buts et méthodes, admettre que le paiement annuel de la cotisation équivaut à un renouvellement tacite de son adhésion aux buts, statuts et règlements de l’OIP-SF, même lorsque ceux-ci ont été modifiés entre-temps. ART. 2-2 PERSONNES PHYSIQUES ET MORALES 2-2-1 conditions et délai d'adhésion Sous la responsabilité du secrétaire du conseil d’administration, le secrétariat national examine les demandes d’adhésion de personnes physiques ou morales et les enregistre. Le conseil d’administration dispose d’un délai de deux mois pour statuer sur une demande d’adhésion. Il apprécie et juge les cas d’incompatibilité entre la présence au sein de l’OIP-SF et une activité de nature à gêner ou à compromettre l’action de l’OIP. Il statue par une décision motivée qu’il notifie par lettre recommandée avec accusé de réception sous quinzaine au demandeur. A l’expiration de ce délai, l’adhésion est tacitement admise. 2-2-2 conditions et délai de radiation Toute personne physique ou morale est radiée de la liste des membres de l’OIP-SF lorsqu’elle n’a pas payé sa cotisation deux mois après la date d’échéance. Saisi par une demande écrite et motivée, le conseil d’administration peut décider d’une exemption exceptionnelle. 2-2-3 conditions et délai d’exclusion Le conseil d’administration peut à tout moment exclure une personne physique ou morale. Saisi par le secrétariat national, le président, le bureau exécutif ou par un tiers de ses membres, le conseil d’administration statue chaque fois que des manquements graves sont constatés dans l’application de l’article 2 des statuts. La personne physique ou le représentant légal de la personne morale est invité à présenter ses explications dans un délai qui ne peut être inférieur à 15 jours. La décision d’exclusion, motivée, est prise à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Elle est notifiée sans délai à l’intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut faire l’objet d’un recours selon les modalités prévues à l’article 2-4 du règlement intérieur dans un délai d’un mois à compter de la première présentation de la lettre recommandée. ART. 2-3 GROUPES LOCAUX D’OBSERVATION 2-3-1 conditions et délai d’agrément Sous la responsabilité du secrétaire du conseil d’administration, le secrétariat national examine les demandes d’agrément des groupes locaux. Lorsque que le secrétaire estime que le groupe local en cours de constitution est en capacité de mettre en œuvre les dispositions des articles 1-4-1 et 1-4-2 des statuts, il présente la demande d’agrément au conseil d’administration. Le dossier d’agrément d’un groupe local comprend la convention d’affiliation signée par l’ensemble des membres de l’OIP-SF qui composent le groupe ainsi que, si le groupe local souhaite se constituer en association, la copie des statuts qu’il entend déposer en préfecture. Dans ce cas, le conseil d’administration vérifie la conformité des statuts du groupe local avec ceux annexés au règlement intérieur de l’OIP-SF. Le conseil d’administration statue par une décision motivée qu’il notifie par lettre recommandée avec accusé de réception sous quinzaine aux demandeurs et à la coordination régionale concernée. 2-3-2 conditions et délai de radiation Tout groupe local est radié de la liste des membres de l’OIP-SF lorsqu’il n’a pas payé sa cotisation trois mois après la date d’échéance. Saisi par une demande écrite et motivée, le conseil d’administration peut décider d’une exemption exceptionnelle. 2-3-3 conditions et délai de retrait d’agrément Le conseil d’administration peut à tout moment retirer l’agrément d’un groupe local. Saisi par le secrétariat national, le président ou par un tiers de ses membres, le conseil d’administration statue chaque fois que des manquements graves sont constatés dans l’application de l’article 2 des statuts. Le groupe local concerné est invité à présenter ses explications dans un délai qui ne peut être inférieur à 15 jours. La décision de retrait d’agrément, motivée, est prise à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Elle est notifiée sans délai à l’animateur du groupe local par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut faire l’objet d’un recours selon les modalités prévues à l’article 2-4 du règlement intérieur dans un délai d’un mois à compter de la première présentation de la lettre recommandée. ART. 2-4 COMMISSION DES RECOURS 2-4-1 attributions La commission des recours statue à la demande des personnes physiques ou morales dont l’exclusion a été prononcée et à celle des groupes locaux d’observation dont le refus ou le retrait d’agrément à été décidé. 2-4-2 composition La commission des recours comprend trois membres titulaires et un membre suppléant élus par l’assemblée générale parmi les personnes physiques qui ont été membres du conseil d’administration ou qui ont exercé des responsabilités au sein d'un groupe local pendant au moins trois ans et qui ne sont pas permanentes de l’OIP-SF. Le mandat de membre de la commission des recours est fixé à trois ans et n’est pas renouvelable. Il ne se délègue en aucune circonstance. En cas d’absence d’un membre titulaire ou de vacance de poste, le membre suppléant siège au sein de la commission des recours. 2-4-3 fonctionnement Les délibérations de la commission des recours sont constatées par des procès-verbaux inscrits sur le registre de l’OIP-SF. Elle statue à l’unanimité des trois membres présents. En cas de désaccord entre les membres de la commission, le recours est rejeté. La décision de la commission des recours, notifiée au requérant et au conseil d’administration, est définitive. Elle est tenue à la disposition des membres de l’OIP-SF et publiée à la demande de la commission des recours, du conseil d’administration ou du président. 2-4-4 conditions et délai de dépôt des recours Pour être recevable, le recours doit être déposé dans un délai d’un mois à compter de la première présentation de la lettre recommandée. Le requérant a un droit d’accès au dossier constitué par le secrétaire du conseil d’administration et peut se faire communiquer la totalité des pièces relatives à la décision contestée. Le recours doit être motivé et comporter la copie de tous les documents auxquels il se réfère. Le dossier de recours est adressé par le requérant au président du conseil d’administration qui transmet sans délai aux membres de la commission des recours. 2-4-5 conditions et délai d’examen des recours La commission des recours dispose pour statuer d’un délai de deux mois après le dépôt du dossier auprès du président du conseil d’administration. Dans ce délai, la commission entend conjointement le requérant, assisté s’il le souhaite d’une personne physique de son choix membre de l’OIP-SF, et le secrétaire du conseil d’administration. Dans le cas où le requérant est un groupe local d’observation, la commission entend conjointement l’animateur et le délégué du groupe local, assistés s’ils le souhaitent d’une personne physique de leur choix membre de l’OIP-SF, et le secrétaire du conseil d’administration. ARTICLE 3 ART. 3-1 CONSEIL D’ADMINISTRATION 3-1-1 attributions Dans le cadre des orientations fixées chaque année par l’assemblée générale, le conseil d’administration définit la politique générale de l’OIP-SF. Il arrête les axes stratégiques, opérationnels et organisationnels de l’OIP-SF. Il en vérifie la bonne exécution par le bureau exécutif. Il est responsable devant l’assemblée générale du respect des statuts et règlements de l’OIP-SF par chacun de ses membres et des conditions dans lesquelles il est fait usage pour la France du nom « OIP ». A ce titre, il veille à ce que l’ensemble des actions menées au sein de l’OIP-SF soient en conformité avec son objet et sa nature tels que définis dans les statuts. Par la voix de son président, ou toute personne à qui il délègue cette fonction, le conseil d’administration représente l’OIP-SF auprès des pouvoirs publics, du monde politique, associatif et syndical, des médias et des instances internationales. Pour l’aider à mettre en œuvre la politique de l’OIP-SF, le conseil d’administration peut s’appuyer sur des commissions dont il fixe les missions et les compositions. 3-1-2 rôle des membres du conseil d’administration Les membres du conseil d’administration concourent à l’exécution de la politique délibérée en conseil d’administration. Ils veillent à l’application des décisions du conseil d’administration au sein de l’OIP-SF et sont habilités, en accord avec le bureau exécutif, à les exposer dans le cadre des réunions statutaires ou réglementaires. Ils peuvent se voir déléguer par le président certaines de ses attributions ou le représenter. 3-1-3 démission des membres du conseil d’administration Outre les démissions volontaires signifiées par écrit, sont considérés démissionnaires les administrateurs absents lors de trois réunions successives du conseil d’administration. Les administrateurs concernés ont la capacité de reprendre le cours de leur mandat sous réserve de ratification par l’assemblée générale suivante. ART. 3-2 BUREAU EXÉCUTIF 3-2-1 attributions Le bureau exécutif conduit la politique élaborée par le conseil d’administration. Il est garant du cadre éthique et politique de l’OIP-SF. A ce titre, il veille à la mise en œuvre effective des missions confiées au secrétariat national, aux coordinations régionales et aux groupes locaux d’observation. Il s’assure de la recherche et de la gestion des moyens matériels nécessaires aux actions de l’OIP-SF sur l’ensemble du territoire. Il encadre les travaux des commissions initiées par le conseil d’administration. Après avis du conseil d’administration, il peut désigner des référents nationaux missionnés sur des questions ponctuelles ou permanentes. 3-2-2 rôle du président Le Président met en œuvre les décisions du bureau exécutif et du conseil d’administration. Le président représente l’OIP-SF en justice et dans les actes de la vie civile. Il est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il est chargé des convocations des conseils d’administration et des assemblées générales. Avec l’autorisation préalable du conseil d’administration, il peut déléguer partiellement ses prérogatives aux mandataires de son choix, membres ou non du conseil d’administration. 3-2-3 rôle du secrétaire Le secrétaire assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement. Il établit, ou fait établir, les procès-verbaux des réunions du bureau exécutif, du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Il tient le registre des délibérations et décisions de l’OIP-SF prévu par l’article 5 de la loi 1901. 3-2-4 rôle du trésorier Le trésorier assume la responsabilité de la politique financière et du suivi comptable de l’OIP-SF. Le trésorier, ou toute personne sous sa responsabilité, établit les comptes de l’OIP-SF, procède à l’appel des cotisations, assure le paiement et à la réception de toutes sommes, présente un rapport sur la situation financière de l’OIP-SF lors de l’assemblée générale. ART. 3-3 SECRETARIAT NATIONAL 3-3-1 secrétariat national Le conseil d’administration se dote des services nécessaires à la conduite de la politique qu’il a définie. Sur proposition du président, il décide de l’organisation d’une structure permanente, le secrétariat national. Le secrétariat national a pour fonction d’assister le bureau exécutif dans la mise en œuvre des axes stratégiques, opérationnels et organisationnels élaborés par le conseil d’administration. Il est dirigé par le délégué national qui définit les tâches spécifiques confiées à chacun de ses membres. Le secrétariat national a en charge, sous la responsabilité du bureau exécutif, la coordination nationale des groupes locaux d’observation. Il assure, sous la responsabilité du Bureau exécutif, la formation initiale et continue des membres des groupes locaux et des coordinateurs régionaux, encadre le processus de création de groupes locaux, prépare et soumet au conseil d’administration les dossiers d’agrément des groupes locaux d’observation, veille au bon fonctionnement des groupes locaux en exercice, réunit régulièrement l’ensemble des coordinateurs régionaux, procède à l’évaluation des actions nationale, régionale et locale. Le secrétariat national a en charge la gestion de l’OIP-SF et de ses membres, la recherche des financements et la politique d’édition de l’OIP-SF. 3-3-2 délégué national Engagé par le président, avec l’aval du conseil d'administration, le délégué national assure le bon fonctionnement général de l’OIP-SF et la mise en oeuvre des décisions prises par l'assemblée générale. Par délégation du président, il nomme et licencie le personnel nécessaire pour mener à bien les missions de l’OIP-SF. Il dirige l'équipe des permanents du secrétariat national et précise les définitions de poste, de mutation, de promotion, de grille de salaire. Il participe avec voix consultative aux réunions du conseil d’administration, du bureau exécutif et des groupes locaux. Il peut également y être assisté ou s’y faire représenter. Il est chargé de mettre en application les décisions du bureau après avoir contribué avec lui à l’élaboration des actions nationales, régionales et locales. En lien avec le secrétaire, il organise les réunions du bureau exécutif et du conseil d’administration suivant les instructions du président. Il maintient et développe toutes les relations extérieures de l’OIP-SF. Dans ce cadre, il prépare les rencontres du président avec les pouvoirs publics, les représentants politiques, associatifs ou syndicaux, les médias. Il y représente le président en cas d’empêchement. Il dynamise l’action des bénévoles et des permanents de l’OIP-SF, apporte sa contribution aux actions de développement des ressources financières de l’OIP-SF ainsi qu’en matière de communication. Il anime les réunions des coordinateurs régionaux. Toutes les attributions confiées au délégué national sont exercées par lui sous la responsabilité du président. ART. 3-4 COORDINATIONS REGIONALES 3-4-1 constitution Par décision du conseil d’administration, des coordinations régionales sont constituées pour chaque région administrative. La création d’une coordination régionale nécessite l’existence d’au moins quatre groupes locaux dans la région et implique la nomination d’un coordinateur régional. 3-4-2 nomination des coordinateurs régionaux Les coordinateurs régionaux sont nommés par le conseil d’administration en concertation avec les groupes locaux d'observation de la région concernée. Ils sont révocables par le conseil d’administration. Ils doivent être membre de l’OIP-SF et avoir bénéficiés au préalable d’un cycle de formation spécifique destiné à les mettre en mesure de mener à bien les missions qui leur seront confiées. Ils ne peuvent être élus au conseil d’administration qu’en qualité de représentant des permanents de l’OIP-SF. 3-4-3 rôle des coordinateurs régionaux Sous la responsabilité d’un coordinateur national des groupes locaux, les coordinateurs régionaux sont en charge de l’animation et de l’harmonisation de l’activité des groupes locaux d’une région administrative. Ils réunissent les groupes locaux de leur région au moins trois fois par an, dressent un bilan régulier de leurs activités et s’assurent du versement de leur cotisation annuelle. Dans la région dont ils ont la charge, les attributions précises de chaque coordinateur régional sont fixées par le conseil d’administration parmi les missions suivantes : formation initiale et continue des membres des groupes locaux, conseil aux groupes locaux et réponses à leurs demandes, élaboration d’un rapport régional sur les conditions de détention, appui à l’alerte sur les manquements constatés par les groupes locaux, soutien technique à la recherche locale et régionale de financements, contribution à la dynamique de création de nouveaux groupes dans la région. ART. 3-5 GROUPES LOCAUX D’OBSERVATION 3-5-1 constitution Sous la responsabilité du secrétariat national, les coordinateurs régionaux encadrent le processus de création des groupes locaux d’observation dans leur région. La constitution d’un groupe local suppose la volonté effective des membres de l’OIP-SF de mettre en œuvre les missions qui leur seront confiées au titre des articles 1-4-1 et 1-4-2 des statuts. Elle nécessite au préalable une formation des membres qui composent le groupe local et la signature d’une convention d’affiliation à l’OIP-SF. Elle implique la désignation par le groupe local d’un animateur et la nomination par le conseil d’administration d’un délégué sur proposition du groupe. En outre, pour les groupes locaux d’observation qui se constituent en association, elle impose la conformité des statuts de la dite association avec les statuts-type annexés au règlement intérieur. 3-5-2 mandat des groupes locaux Chaque groupe local d’observation est en charge d’un lieu de détention précis sauf dérogation du conseil d’administration. Il est en charge d’une veille informative qui consiste à dresser et faire connaître l’état des conditions de détention des personnes incarcérées dans l’établissement considéré, à alerter l'opinion, les pouvoirs publics, les organismes et les organisations concernés, sur l’ensemble des manquements observés. Il met en œuvre également une veille juridique qui consiste à informer les personnes détenues de leurs droits et soutenir leurs démarches pour les faire valoir. 3-5-3 membres des groupes locaux Pour participer à la constitution d’un groupe local ou pour intégrer un groupe local en exercice, les membres de l’OIP-SF doivent se faire connaître auprès du secrétariat national ou des coordinateurs régionaux, ou en informer le groupe local. Ils bénéficient alors d’un cycle de formation spécifique destiné à leur permettre de prendre une part active dans l’exercice du mandat du groupe local. La formation initiale et continue des membres des groupes locaux est effectuée par les coordinateurs régionaux selon des modules élaborés sous la responsabilité du secrétariat national. Un groupe local ne réunit en son sein que des membres de l’OIP-SF à jour de cotisation et n’appartenant à aucun autre groupe local. Saisi par le secrétariat national ou un coordinateur régional, le conseil d’administration apprécie et juge les cas d’incompatibilité entre la présence d’un membre au sein d’un groupe local et une activité de nature à gêner ou à compromettre l’action de l’OIP. 3-5-4 convention d’affiliation Dans le cadre de la procédure d’agrément du conseil d’administration, le groupe local en constitution signe la convention d’affiliation à l’OIP-SF adoptée par l’assemblée générale et annexée au règlement intérieur. Au terme de la signature de cette convention, les membres du groupe local, et les membres de l’OIP-SF qui le rejoindront ultérieurement, s’engagent à appliquer le mandat qui leur est confié et à respecter toutes les directives des organes exécutifs de l’OIP-SF. En cas de non respect d’une ou plusieurs clauses de la convention, le conseil d’administration peut décider de retirer l’agrément d’un groupe local. 3-5-5 l’animateur du groupe local Le groupe local désigne chaque année un animateur parmi ses membres. L’animateur du groupe local est garant de son bon fonctionnement et de sa dimension administrative et financière. Il veille à la répartition des moyens nécessaires aux actions. Il organise la réunion régulière de l’ensemble des membres du groupe local, s’assure de l’élaboration de compte-rendus qu’il transmet au coordinateur régional. Il participe aux sessions de formation. Il exprime, conjointement avec le délégué, le suffrage du groupe local lors de l’assemblée générale ainsi que les suffrages supplémentaires dont le groupe dispose en fonction du nombre de ses membres. La fonction de coordinateur régional n’est pas cumulable avec celle d’animateur de groupe local. 3-5-6 le délégué du groupe local Chaque année, le conseil d’administration nomme au sein de chaque groupe local un délégué sur proposition du groupe. Le délégué local est garant de la mise en œuvre effective du mandat confié au groupe et du respect de la méthodologie des actions menées. Il a en charge la veille informative et juridique. Dans ce cadre, il coordonne l’action de l’ensemble des membres du groupe. Il s’assure notamment de la transmission des savoirs-faire en son sein, regroupe et traite les informations recueillies par l’ensemble de ses membres. Il participe aux sessions de formation. Il exprime, conjointement avec l’animateur, le suffrage du groupe local lors de l’assemblée générale ainsi que les suffrages supplémentaires dont le groupe dispose en fonction du nombre de ses membres. La fonction de coordinateur régional n’est pas cumulable avec celle de délégué de groupe local. 3-5-7 déclaration en association du groupe local d’observation Les groupes locaux qui se constituent en association déclarée et régie par la loi du 1er juillet 1901 utilisent les statuts-type approuvés par l’assemblée générale et annexés au règlement intérieur. Qu’ils soient déposés au moment de la signature de la convention d’affiliation ou ultérieurement, ils sont soumis à l’approbation préalable du conseil d’administration qui vérifie leur conformité. Ils sont alors déposés en préfecture. ARTICLE 4 ART. 4 -1 FINANCES DES GROUPES LOCAUX Les groupes locaux d’observation bénéficient d’une autonomie financière. Ils définissent leurs besoins de financement et participent à la stratégie de recherche de fonds publics et privés à l’échelon local et régional avec l'aval du conseil d’administration et du coordinateur régional. Dans le cadre de leurs recherches de financements, les groupes locaux ne sont pas habilités à solliciter des financements auprès d’institutions publiques ou d’organismes privés au niveau national. ART. 4 -2 FINANCEMENT DES COORDINATIONS REGIONALES Le financement des coordinations régionales est pris en charge par l’OIP-SF. Chaque groupe local contribue au financement de la coordination régionale dont il dépend. ARTICLE 5 ART. 5-1 ASSEMBLEE GENERALE 5-1-1 ordre du jour L’ordre du jour de l’assemblée générale est arrêté par le conseil d’administration. Il comprend au moins les points suivants : présentation du rapport annuel de l’association et du compte-rendu d’activités du conseil d’administration, approbation du rapport moral du président, présentations du rapport financier du trésorier et du rapport du commissaire aux comptes, approbation des comptes de l’exercice clos, vote du quitus, affectation du déficit ou de l’excédent de l’exercice, vote du budget de l’exercice suivant. L’assemblée générale ratifie les nominations effectuées à titre provisoire par le conseil d’administration et pourvoit, la cas échéant, au renouvellement des membres de ce conseil. Elle procède à l’élection des membres de la commission des recours et, s’il y a lieu, à la désignation du commissaire aux comptes. 5-1-2 candidatures Les candidatures au conseil d’administration ou à la commission des recours doivent être portée à la connaissance du président de l’OIP-SF dans un délai qui ne peut être inférieur à un mois avant la date de l’assemblée générale. Cet acte de candidature doit être accompagnée d’une présentation comportant notamment un bref historique des activités du candidat au sein de l’OIP-SF. 5-1-3 résolutions Pour être recevable, toute résolution soumise à l’assemblée générale est adressée au président de l’OIP-SF dans un délai de trois mois avant la date de la réunion. Le président soumet l’ensemble des résolutions qui lui ont été adressées à l’approbation du conseil d’administration. Les résolutions déclarées irrecevables ne sont pas inscrites à l’ordre du jour mais sont adressées à l’ensemble des membres de l’OIP-SF. 5-1-4 règlement de séance Le président de l’OIP-SF, ou en son absence le secrétaire du conseil d’administration, ouvre la séance et fait procéder immédiatement à l’élection d’un président de séance et de deux suppléants. Le président de séance est responsable de la conduite des débats et fixe l’ordre des interventions. Le président de séance peut intervenir à tout moment dans les débats. L’ordre du jour préparé par le conseil d’administration est soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Une fois adopté, toute proposition d’ajout ou de suppression devra être préalablement soumise à un vote d’ordre de l’assemblée générale. Avant chaque débat, le président de séance procède à l’appel des demandes d’intervention, clôt la liste des interventions et informe l’assemblée générale du nombre d’intervenants inscrits aux débats. Il peut proposer de limiter le temps de débat sur un point porté à l’ordre du jour et à l’expiration du délai, clore le débat. Dans ce cadre, il peut, à tout moment, imposer une limite de temps à une intervention. Des scrutateurs sont désignés par le président de séance pour procéder au décompte des voix. Tout rapporteur d’un point de l’ordre du jour ainsi que tout auteur présentant son projet de résolution inscrit à l’ordre du jour, a un droit de réponse en fin de discussion portant sur le rapport ou le projet de résolution. Un amendement à une résolution peut être proposé, par écrit, à condition d’une part de ne pas avoir pour effet d’annuler la résolution proposée, et d’autre part de se rapporter à celle-ci et de former un ensemble clair et cohérent. L’amendement est toujours soumis au vote après la résolution. L’auteur de l’amendement puis le rapporteur ou l’auteur de la résolution donnant leur avis en dernier lieu. 5-1-5 participation - invitation Peut assister à l’assemblée générale, sans droit de vote, toute personne membre de l’OIP-SF depuis moins de trois mois. Par ailleurs, est invitée, sans droit de vote, toute personne dont le conseil d’administration estime la présence profitable au bon déroulement des travaux. 5-1-6 modification du règlement intérieur Les propositions de modifications du règlement intérieur sont présentées à l’assemblée générale par le conseil d’administration. Ce dernier est tenu de soumettre à la décision de l’assemblée générale toute proposition de modification dont il est saisi soit par le président, soit par le dixième des membres de l’OIP-SF, soit par le tiers des groupes locaux d’observation. Les propositions doivent être adressées, sous la forme de projet entièrement rédigé et argumenté, au conseil d’administration, qui dispose d’un délai de trois mois pour les étudier avant de les soumettre à l’assemblée générale, assorties de son avis motivé. Toute proposition de modification doit être portée à la connaissance des membres de l’OIP-SF avec l’avis du conseil d’administration, un mois avant la tenue de l’assemblée générale. ART. 5-2 ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE 5-2-1 modifications des statuts Les propositions de modifications des statuts sont présentées à l’assemblée générale extraordinaire par le conseil d’administration. Ce dernier est tenu de soumettre à la décision de l’assemblée générale extraordinaire toute proposition de modification dont il est saisi soit par le président, soit par le tiers des membres de l’OIP-SF, soit par la moitié des groupes locaux d’observation. Les propositions doivent être adressées, sous la forme de projet entièrement rédigé et argumenté, au conseil d’administration, qui dispose d’un délai de trois mois pour les étudier avant de les soumettre à l’assemblée générale extraordinaire, assorties de son avis motivé. Toute proposition de modification doit être portée à la connaissance des membres de l’OIP-SF un mois avant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire. 5-2-2 dissolution - fusion Les projets de dissolution ou de fusion sont élaborés par le conseil d’administration. Ils doivent être contresignés par un tiers des membres de l’OIP-SF dont un tiers des groupes locaux d’observation. Ils doivent être adressés à l’ensemble des membres de l’OIP-SF au moins un mois avant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire appelée à en décider. En cas de dissolution de l’OIP-SF pour quelque cause que ce soit, une ou plusieurs personnes chargées des opérations sont désignés par une assemblée générale extraordinaire qui se prononce sur la dévolution de l’actif net.
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